Teknik Komunikasi Efektif

1.      Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan sesuatu yang sangat penting bagi kita semua. Dalam kehidupan sehari-hari, semua orang pasti akan melakukannya. Mulai dari berbicara, menulis surat, menelpon, itu semua termasuk ke dalam komunikasi. Istilah komunikasi sendiri diambil dari bahasa Inggris yaitucommunication yang berarti sama.

·         James A.F.Stoner : Komunikasi merupakan proses dimana seseorang yang sedang berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan.

·         Prof. Drs. H.A.W. : komunikasi adalah hubungan kontak antara manusia baik individu ataupun kelompok.

2.      Fungsi Komunikasi

Banyak sekali fungsi komunikasi yang bisa diambil dalam kehidupan sehari-sehari.

Nah, dibawah ini merupakan beberapa fungsi dari komunikasi.

Ø  Sebagai Informasi : Komunikasi memberikan suatu informasi yang diperlukan dari setiap individu ataupun kelompok dalam mengambil suatu keputusan dengan meneruskan data untuk menilai beberapa pilihan yang akan diputuskan.

Ø  Sebagai Kendali : Fungsi komunikasi sebagai kendali mempunyai arti bahwa komunikasi berperan untuk mengendalikan perilaku orang lain atau anggota dalam beberapa cara yang harus dipatuhi oleh semua pihak.

Ø  Sebagai Motivasi : Komunikasi memberikan dalam hal memotivasi melalui penjelesan yang dilakukan oleh para motivator.

3.      Komponen Komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell berikut ini merupakan komponen-komponen komunikasi yang sering terjadi:

·         Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

·         Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

·         Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

·         Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

·         Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

‘komunikator’ adalah orang yang menyampaikan rangsangan. Harrold Lasswell mengatakan: komunikator atau sering disebut juga sumber (source),pengirim (sender), penyandi (encoder), pembicara (speaker), atau originator. Komunikator adalah pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi. Sumber boleh jadi seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan atau bahkan suatu negara.

‘Komunikan’ adalah sasaran komunikasi yang terdiri dari seorang ataupun kumpulan orang-orang yan akan menerima pesan dari komunikator.

4.      Komunikasi Verbal & Non Verbal

A. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

contoh : komunikasi verbal melalui lisan dapat dilakukan dengan menggunakan media, contoh seseorang yang bercakap-cakap melalui telepon. Sedangkan komunikasi verbal melalui tulisan dilakukan dengan secara tidak langsung antara komunikator dengan komunikan. Proses penyampaian informasi dilakukan dengan menggunakan berupa media surat, lukisan, gambar, grafik dan lain-lain.

B. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi non verbal ( non verbal communicarion) menempati porsi penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan. Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenai suatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan.

Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.

contoh :

a.Sentuhan
Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain.

b.Gerakan tubuh                                                                                                                     Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frase, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan,

c.Vokalik
Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain.

d.Kronemik
Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

5.      Hambatan Dalam Berkomunikasi

Berikut adalah hasil pengalaman dalam pelatihan komunikasi yang biasa saya laksanakan, hal-hal yang menghambat komunikasi yakni:

1.      Hambatan fisik

Hambatan fisik menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan fisik atau badan seseorang, misalnya tuna rungu atau orang yang tidak bisa mendengar. Di sisi lain, hambatan fisik seperti saya harus berbicara keras dengan nenek saya karena  fungsi pendengarannya yang sudah berkurang. Pesan saya kepada nenek pun terkadang tidak sesuai.

2.      Hambatan kepribadian

Saya punya rekan kerja seorang pria yang sangat pemalu. Ia hanya berbicara seperlunya. Ia tidak punya sahabat dekat, saya pun dihitungnya sahabat baiknya. Ia mengatakan sudah beberapa kali mengikuti training “public speaking”. Ia berujar bahwa sulit baginya untuk memiliki topik pembicaraan dengan lawan jenis. Sifatnya yang minder dan pemalu akhirnya menjadi hambatannya saat kencan dengan wanita meski menurut saya, sahabat saya ini adalah pria rupawan.

3.      Hambatan Usia

Tentu tahu bahwa usia kadang menjadi hambatan saat kita berkomunikasi. Misalnya, anak takut menyampaikan sesuatu kepada orangtuanya. Atau, saat orang tua bicara anak harus diam mendengarkan, akibatnya komunikasi hanya terjadi satu arah saja. Yang paling terkini misalnya, bagaimana anak remaja sekarang (:baca Alay) menggunakan kalimat-kalimat slank yang sulit dipahami oleh orang yang lebih tua. Kesenjangan usia memang harus dijembatani dengan baik sehingga pesan yang disampaikan tercapai.

4.      Hambatan Budaya

Hambatan budaya dapat terlihat seperti yang pernah saya jumpai seorang perempuan saat saya transit di Bandara Dubai. Ia membutuhkan informasi tapi saya tidak bisa membalasnya (saat itu saya berbicara bahasa inggris) karena saya tidak mendengar dengan jelas. Saya tidak bisa melihat ekspresi mukanya saat berbicara karena dalam budayanya Ia harus mengenakan penutup mulut. Ia adalah perempuan dari negara belahan Timur Tengah yang memang harus mengenakan busana demikian.

5.      Hambatan Bahasa

Bahasa kerap menjadi hambatan bila kita berada di negara yang tidak sama bahasa ibu yang miliki. Dalam tulisan sebelumnya, saya bercerita bagaimana saya berupaya membantu teman kelas kursus bahasa jerman yang berasal dari negara Slovenia. Saya pun menggunakan google translate saat saya menyampaikan tugas pekerjaan rumah yang kemudian saya kirim lewat email. Meski tidak seratus persen terjemahan itu benar tapi ia cukup mengerti pesan yang saya sampaikan.

6.      Hambatan Kecakapan Teknologi

Dalam suatu pertemuan mediasi komunikasi orangtua dan anak di suatu sekolah, saya menampilkan slide show tentang sms seorang ABG remaja kepada kekasihnya dengan menggunakan kalimat atau kata-kata slank atau bahasa Alay. Bahasa Alay menggunakan huruf besar dan huruf kecil dalam satu kata juga cenderung tidak lengkap sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan. Apa yang terjadi? Orangtua tidak bisa menangkap pesan SMS tersebut.

7.      Hambatan Lingkungan Alam dan Kondisi Sekitar

Hal ini bisa mudah ditemui semisal kita menjadi salah menangkap maksud komunikasi karena suara yang bising atau polusi suara. Lingkungan alam lain misalnya letak atau jarak pengirim pesan dengan penerima pesan yang berjauhan menyebabkan informasi tidak diterima dengan jelas.

6.      Etika Berkomunikasi

Dalam setiap pembicaraan yang kita lakukan kepada lawan bicara kita, kita harus memperhatikan beberapa hal atau etika berkomunikasi untuk menjaga perasaan, kepercayaan dan harga diri seseorang terutama pada dunia bisnis atau kerja, yaitu antara lain:

1.Berbicara dengan suara yang jelas, dalam arti suara tidak kecil maupun tidak terlalu  kencang.

2.Tidak berbicara terlalu cepat maupun terlalu lambat.

3.Saat berbicara dengan lawan bicara maupun saat mendengarkan lawan bicara, mata kita  harus saling melihat, sehingga tidak terkesan malu ataupun tidak mendengarkan lawan bicara.

4.Berbicara seperlunya, tidak panjang lebar tanpa arti yang jelas ataupun berputar-putar (berbelit-belit)

5.Memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk berbicara, sehingga tidak terkesan mendominasi berbicara.

6.Jangan menyela atau memutus pembicaraan lawan bicara apabila lawan bicara kita belum selesai berbicara, karena itu akan membuat lawan bicara kita tiak senang dan tidak dihargai.

7.Dalam berkomunikasi diharapkan menjaga emosi kita, yaitu jangan sampai terbawa emosi sehingga marah-marah kepada lawan bicara.

8.Tidak tertawa secara berlebihan dan terus menerus.

9.Sebaiknya tidak menguap saat lawan bicara sedang berbicara, karena lawan bicara akan merasa kita bosan dengan pembicaraannya.

10.Tidak mengerjakan sesuatu saat lawan bicara sedang berbicara (misalnya sambil menulis, mengetik, dan lain sebagainya).

11.Menghargai pendapat, masukan atau kritik dari lawan bicara. Artinya tidak langsung membantah.

7.      Syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :

·         Menciptakan suasana yang menguntungkan.

·         menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.

·         pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.

·         Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

·         Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihk komunikan.